市民建檔案整理實習報告作文

02級檔案學 劉霜、倪騰 XX年7月14日——30日，我們有幸在導師的指導下，對成都市民主建國會的檔案進行了製作全引目錄和編制大事記的工作。一．檔案的大致情況 通過對市民建檔案的整理，我們做了如下的統計： 市民建檔案收集了1951年到XX年的檔案，其中缺少了1968——1982年期間的檔案（1966年5月至1976年10月的“文化大革命”使民建中央和各級地方組織被迫停止活動11年，這個時期沒有檔案。之後的1977——1982年由於支部工作沒有開展，因此也沒有檔案保存下來。），而且1966——1968每年均只有一卷的《預算、決算、月報表》。50年代除了永久保存的檔案還保留一部分長期，60年代也還有4卷長期檔案。考慮到時代背景，那個年代遺留的檔案較少，這些檔案很可能會永久保存。二．市民建歸檔文件中發現的問題：一、歸檔範圍1． 歸檔的文件範圍不固定。一方面，市民建歸檔的文件有的只有草稿或定稿，有的又只有正本，一部分則兩者皆有。一些重要的文件只留有草稿，一些簡報倒是正本定稿均有，不能不說是很遺憾的事情。另一方面，不知是不是檔案散失的原因。如62年就只有組織處的11、12月份工作計劃，其他月份則沒有。其他各年度的工作計劃也少有收齊的，這種情況也主要存在於60年代。2. 重份文件。不管是過去，還是現在，或多或少的存在這個問題。市民建檔案在XX年以後的保存中，將所接收到通知，大多保存了完全相同的兩份，這是完全沒有必要的。XX年第七卷裏的第26件文件就保存了重份。3. 插頁的情況。在市民建的檔案中，偶爾有一兩張空白頁插入其中，而有的是編了張號的，有的則沒有，也沒有做任何的註明，這樣會使檔案查閱者在查閱時不明所以，造成誤解。4. 墊紙。在1985年以後，市民建的檔案中出現了“墊紙”。所謂墊紙，就是將一些無用的紙張同檔案放在一起，無形中增加了檔案的數量，但是卻給檔案的保管帶來了極大的不便，浪費了人力，物力。尤其是如果就此移交檔案館，會造成完全不必要的麻煩。通過觀察，我們發現有的案卷數量已經足夠，但仍然有墊紙；有的數量極少，也有墊紙。但是，不管是出於什麼目的，都不應該有這種做法。二、歸檔文件的按件裝訂。如一組文件是市民建上報新的組織機構情況的，要求上級機關批准和備考。發了四份文件，省民建也回覆了四份文件，中央民建又把送省民建的兩份文件抄送了市民建。如此多的文件既不是按時間先後排列，又沒有把請示和批覆放在一起，顯得很混亂，不仔細分析，不知道里麪包含幾件事情。三、案卷內頁號的編制首先，就空白頁而言，前面已經提到了。其次，有的文件兩面都有文字，但是蓋張號時卻只作爲了一張；有的文件一張是兩頁，保存時對摺起來，仍然被作爲了一張，這些都是不規範的。四、全宗內檔案的分類市民建的檔案立卷最大的問題就是立卷劃分混亂，卷內文件缺少聯繫，而且貫穿於整個50年的檔案立卷活動中，影響極大。市民建作爲機關部門，有固定的內部機構，但因爲在五、六十年代所產生的檔案相對較少，因此是以“年度——事由”來劃分的，而到了七、八十年代，機關活動較多，檔案數量也有相應的增長，故是以“年度——機構”來劃分。 然而到了1998年及其以後，則是有的已年度——事由來劃分，有的以年度——機構來劃分。這對於立捲來說，顯得混亂。一個案卷並不是以一個事由來立卷，而是幾個問題聯合立卷，有的問題又分散在好幾個案卷裏面。如60年代，一年中各月的工作計劃安排常被分在若干個卷內立卷。如61年卷2中有8、9月份的工作安排，而當年四季度的工作安排又放到了61年的第3卷中，且與其他卷內文件聯繫不是很緊密。63年第七卷就包括了組織處工作計劃，各支部的活動情況、工作計劃，給省工委的覆函，會員情況簡報等等。而案卷題名擬爲了“本會與有關組織工作計劃、簡報、總結以及省工委組織通則。”這顯然不能揭示卷內文件的共性。五、劃定保管期限 六十年代，除65年各支部的上報材料作爲長期保存外，其餘年度均作爲永久保存。而80年代以後，上述文件則全部歸爲長期保存。根據慣例，下級機關的年度、季度計劃、總結、報告一般是應該作長期保存的，雖然考慮到60年代重意識形態，強調工商業者的思想改造，這些材料在當時顯然有比現代更重要的意義，但仍無法解釋60年代歸檔保管期限極不統一的現象。而對於本機關所編的工作簡報，一部分是以長期保存，一部分則以短期保存。1991年，宣教處的工作簡報，作爲了短期保存，而其他的工作簡報又是長期保存。除此以外，1983年後出現了一個比較模糊的概念：定期保管。所謂的定期，到底是多久沒有明確規定。六、卷內文件數量 在整理的檔案案卷中，有的案卷數量太多，超過了檔案盒的容納極限，造成了檔案的保存不便，使檔案暴露在外，對檔案實體是一種傷害。特別是五、六十年代的文件紙張質量不是很好，就更不應如此立卷。在XX年第六卷，裏面共保存信息專卷（1——100期），包括了定稿和草稿，共有五百多頁，顯得過於繁多，這樣做卷內文件目錄太多，保存也極不方便。 七、案卷排列與編號 市民建以前整理檔案時，將一年的案卷在分爲了永久，長期，短期三個部分，三個部分有的是大流水號，有的是小流水號。這樣一來，就給人以混亂的感覺，同時，它的排列順序也有不對，1996度的案卷，將短期排在了前面，長期排在了後面，輕重不分。八、文書本身存在的不規範如存在有“請示報告”的說法，也有一個請示裏面出現兩件事情的情況。有的文件中，提到的領導人，只寫了他的姓和職務，而無全名，檔案最爲備查的文件，事過一般很久，對於這些不會明白，容易不知所云何人，都不利於檔案用戶的利用。對會議的記錄，有的是以速記的方式記下來的，事後也沒有進行重新抄錄的工作。潦草的文字、隨意的紙張，都增加了利用的難度。三．我們的初步處理意見和對以後文書檔案工作的一些建議：1．在立卷方面應該按照國家頒發的《機關文件材料歸檔和不歸檔的範圍》和《文書檔案保管期限表》確定歸檔文件和保管期限。綜合運用立卷特徵，靈活運用二至三個特徵來組一個案卷。我們對卷內文件組織得極不規範的一些案卷作了重組，但限於精力和時間有限，大部分案卷保持了原有的面貌。2．每個案卷中的檔案不應太多，如一件事包括的檔案確實很多，可拆分爲連續編號的幾個案卷。對於單個案卷中檔案過少的案卷，可以聯合組卷，或者在文件裝訂線處用紙加厚再裝訂，可以既美觀又牢固。3．對於50——60年代的檔案，我們認爲這是很寶貴的歷史資料，應妥善保管。但這部分檔案由於年代久遠，當時的紙質又不好，用筆不規範，到現在已出現紙張發黃、墨跡下滲、字跡模糊的現象。我們認爲應立即對這部分檔案進行全部或部分的複印工作，以挽救這部分史料。而且文書部門在整理立卷時，就應該把字跡開始模糊，或者紙張極爲不好的文件及時複印，一起保存，這樣既可以給用戶提供方便，又對檔案實體作了最大限度的保管，避免因翻閱而帶來的毀壞。此外，由於五十、六十年代的文件質量不是很好，一個案卷數量不宜過多。4．我們將80年代以後確實完全一樣的重複文件進行了清理。對於墊紙這種現象，我們在重新整理時，將所有的墊紙都拆了下來，重新裝卷。保存檔案，是根據其使用利用價值來保存的，對於沒有利用價值的文件尚且不保存，又怎麼能保存這些毫無用處的廢紙呢？5．對於定期文件的處理，我們通過參考案卷裏面的文件材料，將一小部分定爲了長期，大多數定爲了短期。通過對案卷保管期限的再判斷，我們對所有案卷進行了重新的排列，一年編一個流水號，比如說：1986年，從永久第一卷起，排到了永久第五卷，再將長期第一卷改爲了第六卷，依次往後推，並且將同一個保管期限的案卷，按照辦公室在前，組織處次之，宣教處再次之的方法，有主次、有順序的排列。並且將以前案卷上沒有註明的卷內文件的件數，頁數，起止日期等的地方補充完整。做到使案卷準確，完整。6．對於空白插頁而又沒有編號的，我們在備考表裏作了註明，並認爲文書部門立卷時應努力避免這種情況出現。7．我們認爲會議記錄等應儘可能在速記稿作好之後，應轉化爲正式文件或正楷抄錄件，便於以後查找利用。同時應避免出現“李副市長”、“王處長”等字句，這會對以後的利用查找帶來不便。8. 對於不同類型的檔案應該分開保管。獎狀，照片都應該單獨存在一個案卷裏，而不應該和紙質材料檔案放在一起。照片應該在其背面或者用單獨的一頁紙註明照片的時間、地點和事件，並註明其參照的紙質材料保存的卷號，件號，使其成爲檔案有機組成的一部分。四. 結語綜上觀之， 民間檔案工作與文書工作中出現的諸多問題大部分是很基本、很簡單的問題，但卻因之處理不當，造成了文書不規範、立卷混亂和卷內文件缺乏條理，以至利用困難。成都市民建的問題決不是一個偶然的現象，它反映了我國民主黨派歸檔制度上的漏洞。在當前情況下，各民主黨派的檔案由誰保管由其自主決定。如，《廣東省檔案館收集檔案範圍實施細則》規定“經協商同意,接收或代存省級各民主黨派機構形成的檔案”；《蘇州市檔案館收集檔案範圍實施細則》規定“經協商同意，收集或代存蘇州市各民主黨派機構形成的檔案。”但大部分黨派的各個地方機構均採取了由其自身保管，不向檔案館移交的方式，各民主黨派的地方機構也不向上級機構移交檔案。由於缺少指導，就使保存不當的情況普遍存在，且因檔案分散造成利用不便。歸檔過程不規範、保管不力、利用困難是其嚴重弊病。民主黨派在我國發揮着重要的參政議政作用，其形成的檔案記錄着國家各個方面的信息，是寶貴的史料，是我們檔案體系中重要的一環。所以解決民主黨派檔案工作規範化已刻不容緩。